もっと楽しくPTAの広報紙を作るには？ その1 ワークフローを全員で確認しよう

　PTAについてインターネットで調べると、「理不尽な役員の押し付け」「PTAなどなくしてしまえ」「ブラックPTA」など、マイナスの情報がわんさか出てきます。
　2年ほど前、菊池桃子さんが「PTA活動はもともと任意活動なのに、すべての者が参加するような雰囲気作りがされている」と問題提起をして、話題になりました。https://www.sankei.com/politics/news/160325/plt1603250039-n1.html

　PTAの是非はともかく、役員になってしまったのならば、目の前の仕事を片づけるしかありません。

　私は昨年、小学校のPTAの広報委員になりました。
　PTAの広報紙と商業雑誌とはコンセプトが違うので、編集者という一歩引いた立ち位置で広報紙作りに参加しました。

　学校によってやり方が異なる部分はあるでしょうが、基本的にPTAの広報紙も商業雑誌も進め方は変わりません。
　しかし、PTAの広報紙のほうがはるかに時間がかかり、皆さんが大変な思いをしている印象がありました。

　さらに、「もっと楽しくPTAの広報紙を作ることができるのでは？」とも思うようになったのです。
　どのように改善したらいいのか、昨年1年間を振り返り検証しました。

PTAの広報紙作りが大変になる理由1　ワークフローが整理されていない

　広報紙のワークフローは、以下のとおり。

1 その号のテーマの確認
2 コンテンツの整理（どんな内容にするのかを決める）
3 ラフレイアウトの作成（手書きで、どこに何を入れるのかをざっくり決めておく）
4 原稿依頼、執筆、手書き原稿のデータ化、写真・イラストなど素材集め
5 割り付け（デザインソフトで委員がやる場合と、印刷会社に頼む場合がある）
6 委員会でチェック（誤字脱字がないか、抜けている画像はないか）
7 学校側のチェック
8 委員会で最終チェックしデザイン修正（6と7の段階で手直したためにおかしい箇所が発生していないか）
9 印刷発注（安価な通販印刷の場合は出力紙のチェックは行わない）
10 印刷会社から広報紙が学校に納品
11 各クラスへの配布作業（教育委員会などにも送付するケースあり）

　この順番をひっくり返して、スケジュールを組むのです。
　「○月×日に配布したいから、印刷会社には○月×日までにはデータを送って、そうなると最終チェックは○月×日にやろう」という具合に、11から1にさかのぼる形でスケジュールを立てます。

　これが楽をするための大前提。

PTAの広報紙作りが大変になる理由2　ラフレイアウトを作らない

　ラフレイアウトは、家を建てるときの設計図と同じ。
　設計図なしに家を建て始めると、柱の長さがバラバラで後で切り直さなけれならなくなるなど、メチャクチャ大変なことになってしまいます。

　広報紙も同じ。次のような面倒が生じる可能性があります。
○校長などに頼んだ原稿が長すぎて、小さい字にしなければ入り切れない
○必要以上に写真を撮ってもらったり、集めたりしてしまった

　ラフレイアウトを作ることで、「この号では校長には500字であいさつ文を書いてもらって、行事の写真は6枚程度用意することにしよう」とあらかじめわかるわけです。

　写真などの素材は多ければ多いほどいいと思っていませんか。
　これは大きな誤解。
　写真があり過ぎると、チェックに大変な労力と時間がかかるのです。もちろん、目も疲れます。

　無駄に自分を疲れさせないために、ラフレイアウトは必要なもの。ぜひ作りましょう！

PTAの広報紙作りが大変になる理由3　役割分担が不明瞭

　これは広報紙作りに限らず、そのほかのPTA活動にも当てはまります。
　それぞれのメンバーが何ができて、何ができないのか、時間的制約なのか、技術的制約なのか（自由に使えるパソコンがあるかどうかを含め）を確認すれば、役割を全員に持たせることができます。
　その結果、「私ばかりが仕事を押しつけられている」「蚊帳の外でつまらなかった」「平日の朝だから、委員会活動に参加できなくて心苦しい」という負担感や不満が生まれにくいようです。

　広報紙の場合、デザインを外部発注せずに内部でデザインソフトを使うのならば、1人だけで担当するのがよいと思います。
　複数の人間がデザインをいじると、テキストボックスなどの重なりなど、「あれっ？」というミスが発生しやすいからです。

　デザインを担当する人が、原稿依頼や配布にも駆り出されると、「私ばかりが仕事を押しつけられている」という気持ちになりませんか。ですから、最初に誰が何をできるのかを確認してから、担当を決めるのです。

　また、「平日の朝だから、委員会活動に参加できなくて心苦しい」という人には、土日にできる仕事をやってもらいましょう。
　例えば配布作業。クラスの人数分ずつ広報紙を分けるのは、平日に行う必要はありません。そして人数が増えるほど早く終わります。
　デザインも、いつ・どこでやっても変わらない作業。
　このように考えていけば、実はワークフローの1～11はすべて土日にできるのです。

　「PTAの委員会活動は平日に行うもの」という固定観念さえ取り外せば、もっと自由に役割分担ができます。
　もちろん、平日ではないと困る人もいる可能性があるので、メンバーの状況確認をしたうえで、役割分担をはっきりさせたほうがいいですね。

　例えば年に2回、PTAの広報紙を出すのならば、それぞれのまとめ役を決めてから、仕事を振り分けるといいでしょう。
●その号のまとめ役（ワークフローの1～11に関与するが作業は行わない）
●企画担当（ワークフローの1～3の作業を行う）
●原稿依頼・素材集め担当（ワークフローの4の作業を行う）
●デザイン担当（ワークフローの5と8の作業を行う）
●学校・PTA本部とのやり取り担当（ワークフローの7と8の作業を行う）
●配布担当（ワークフローの9と11の作業を行う）

〇もっと楽しくPTAの広報紙を作るには？　

その11　小学校広報紙　作業の進め方マニュアル
https://life-livelihood.blogspot.com/2019/03/blog-post_18.html

その10　電子化しよう
https://life-livelihood.blogspot.com/2019/03/pta10.html

その9　効率化への提言
https://life-livelihood.blogspot.com/2019/02/blog-post_12.html

その8　表記基準を作る
https://life-livelihood.blogspot.com/2018/08/pta8.html

その7　自分のカードを何枚か用意しておく
https://life-livelihood.blogspot.com/2018/06/pta7.html

その6　運動会での撮影は「いい写真を撮る」以上に「無難に撮る」ことが大事
https://life-livelihood.blogspot.com/2018/05/pta5.html

その5　「余白」を大切に
https://life-livelihood.blogspot.com/2018/04/pta5.html

その4　予算と熱量に応じて作り方を選択
https://life-livelihood.blogspot.com/2018/04/pta4.html

その3　なくても困らないものだから、自分が楽しくなくちゃ意味がない
https://life-livelihood.blogspot.com/2018/04/pta3.html

その2　ラフレイアウト作りはお弁当作りの要領で
https://life-livelihood.blogspot.com/2018/04/pta2.html

その1　ワークフローを全員で確認しよう
https://life-livelihood.blogspot.com/2018/04/pta1.html