もっと楽しくPTAの広報紙を作るには? その1 ワークフローを全員で確認しよう

PTAについてインターネットで調べると、「理不尽な役員の押し付け」「PTAなどなくしてしまえ」「ブラックPTA」など、マイナスの情報がわんさか出てきます。
2年ほど前、菊池桃子さんが「PTA活動はもともと任意活動なのに、すべての者が参加するような雰囲気作りがされている」と問題提起をして、話題になりました。https://www.sankei.com/politics/news/160325/plt1603250039-n1.html



PTAの是非はともかく、役員になってしまったのならば、目の前の仕事を片づけるしかありません。

私は昨年、小学校のPTAの広報委員になりました。
PTAの広報紙と商業雑誌とはコンセプトが違うので、編集者という一歩引いた立ち位置で広報紙作りに参加しました。

学校によってやり方が異なる部分はあるでしょうが、基本的にPTAの広報紙も商業雑誌も進め方は変わりません
しかし、PTAの広報紙のほうがはるかに時間がかかり、皆さんが大変な思いをしている印象がありました。

さらに、「もっと楽しくPTAの広報紙を作ることができるのでは?」とも思うようになったのです。
どのように改善したらいいのか、昨年1年間を振り返り検証しました。

PTAの広報紙作りが大変になる理由1 ワークフローが整理されていない

広報紙のワークフローは、以下のとおり。

1 その号のテーマの確認
2 コンテンツの整理(どんな内容にするのかを決める)
3 ラフレイアウトの作成(手書きで、どこに何を入れるのかをざっくり決めておく)
4 原稿依頼、執筆、手書き原稿のデータ化、写真・イラストなど素材集め
5 割り付け(デザインソフトで委員がやる場合と、印刷会社に頼む場合がある)
6 委員会でチェック(誤字脱字がないか、抜けている画像はないか)
7 学校側のチェック
8 委員会で最終チェックしデザイン修正(67の段階で手直したためにおかしい箇所が発生していないか)
9 印刷発注(安価な通販印刷の場合は出力紙のチェックは行わない)
10 印刷会社から広報紙が学校に納品
11 各クラスへの配布作業(教育委員会などにも送付するケースあり)

この順番をひっくり返して、スケジュールを組むのです。
「○月×日に配布したいから、印刷会社には○月×日までにはデータを送って、そうなると最終チェックは○月×日にやろう」という具合に、11から1にさかのぼる形でスケジュールを立てます。

これが楽をするための大前提。

PTAの広報紙作りが大変になる理由2 ラフレイアウトを作らない

ラフレイアウトは、家を建てるときの設計図と同じ。
設計図なしに家を建て始めると、柱の長さがバラバラで後で切り直さなけれならなくなるなど、メチャクチャ大変なことになってしまいます。

広報紙も同じ。次のような面倒が生じる可能性があります。
○校長などに頼んだ原稿が長すぎて、小さい字にしなければ入り切れない
○必要以上に写真を撮ってもらったり、集めたりしてしまった

ラフレイアウトを作ることで、「この号では校長には500字であいさつ文を書いてもらって、行事の写真は6枚程度用意することにしよう」とあらかじめわかるわけです。

写真などの素材は多ければ多いほどいいと思っていませんか。
これは大きな誤解。
写真があり過ぎると、チェックに大変な労力と時間がかかるのです。もちろん、目も疲れます。

無駄に自分を疲れさせないために、ラフレイアウトは必要なもの。ぜひ作りましょう!

PTAの広報紙作りが大変になる理由3 役割分担が不明瞭

これは広報紙作りに限らず、そのほかのPTA活動にも当てはまります。
それぞれのメンバーが何ができて、何ができないのか、時間的制約なのか、技術的制約なのか(自由に使えるパソコンがあるかどうかを含め)を確認すれば、役割を全員に持たせることができます。
その結果、「私ばかりが仕事を押しつけられている」「蚊帳の外でつまらなかった」「平日の朝だから、委員会活動に参加できなくて心苦しい」という負担感や不満が生まれにくいようです。

広報紙の場合、デザインを外部発注せずに内部でデザインソフトを使うのならば、1人だけで担当するのがよいと思います。
複数の人間がデザインをいじると、テキストボックスなどの重なりなど、「あれっ?」というミスが発生しやすいからです。

デザインを担当する人が、原稿依頼や配布にも駆り出されると、「私ばかりが仕事を押しつけられている」という気持ちになりませんか。ですから、最初に誰が何をできるのかを確認してから、担当を決めるのです。

また、「平日の朝だから、委員会活動に参加できなくて心苦しい」という人には、土日にできる仕事をやってもらいましょう。
例えば配布作業。クラスの人数分ずつ広報紙を分けるのは、平日に行う必要はありません。そして人数が増えるほど早く終わります。
デザインも、いつ・どこでやっても変わらない作業。
このように考えていけば、実はワークフローの1~11はすべて土日にできるのです。

「PTAの委員会活動は平日に行うもの」という固定観念さえ取り外せば、もっと自由に役割分担ができます。
もちろん、平日ではないと困る人もいる可能性があるので、メンバーの状況確認をしたうえで、役割分担をはっきりさせたほうがいいですね。

例えば年に2回、PTAの広報紙を出すのならば、それぞれのまとめ役を決めてから、仕事を振り分けるといいでしょう。
●その号のまとめ役(ワークフローの1~11に関与するが作業は行わない)
●企画担当(ワークフローの1~3の作業を行う)
●原稿依頼・素材集め担当(ワークフローの4の作業を行う)
●デザイン担当(ワークフローの5と8の作業を行う)
●学校・PTA本部とのやり取り担当(ワークフローの7と8の作業を行う)
●配布担当(ワークフローの9と11の作業を行う)

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